Văn phòng đại diện là gì? Quy định Pháp luật về văn phòng đại diện

| 18-05-2022, 10:07 | Góc pháp luật

Văn phòng đại diện là gì? Quy định Pháp luật về văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là gì?

Để việc kinh doanh phát triển thuật lợi, các doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập văn phòng đại diện phù hợp với mục đích kinh doanh của mình. Vậy văn phòng đại diện là gì? Có tư cách pháp nhân không? Quy trình, thủ tục thành lập VPĐD như thế nào? Cùng Mogi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Văn phòng đại diện là gì?

Trả lời cho văn phòng đại diện là gì, theo Luật doanh nghiệp 2020, khoản 2 điều 44 có đề cập đến. Theo đó, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp. Văn phòng này có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Căn cứ vào điều trên, nếu doanh nghiệp chỉ cần một địa chỉ để dễ dàng thực hiện giao dịch cùng khách hàng, đối tác mà không cần thực hiện hoạt động sinh lời. VPĐD là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp

Trong kinh doanh, để phát triển các công ty luôn cần mở rộng quy mô kinh doanh, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Tùy vào mục đích kinh doanh, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện (VPĐD). Nếu mục đích của doanh nghiệp là muốn có một đơn vị đại diện cho công ty, xúc tiến mối quan hệ với khách hàng. Đơn vị cũng sẽ là nơi giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp mà không cần thu lợi nhuận trực tiếp. Với những mục đích như trên thì doanh nghiệp nên chọn thành lập VPĐD. 

>Xem thêm: Công chứng giấy tờ ở đâu? Lệ phí công chứng giấy tờ mới nhất hiện nay

Văn phòng đại diện có chức năng gì?

Vậy nếu không thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời. Chức năng của văn phòng đại diện là gì? 

VPĐD là đơn vị hợp pháp thuộc doanh nghiệp. VPĐD chỉ có chức năng thay mặt cho doanh nghiệp về mặt hành chính. 

Cùng điểm qua các chức năng chính của VPĐD dưới đây:

  • VPĐD sẽ thực hiện công việc phát triển ngành nghề kinh doanh của công ty. Ngành nghề này phải được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động. 
  • Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của văn phòng hằng năm. 
  • Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý văn phòng theo định hướng mô hình của doanh nghiệp.
  • Phối hợp với trụ sở chính doanh nghiệp và các cơ sở cùng chi nhánh khác.
  • Quản lý các mặt bằng kinh doanh của doanh nghiệp tại địa phương.
  • Thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh. VPĐD hỗ trợ công ty trong việc đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh tại địa phương.
  • VPĐD đóng vai trò là văn phòng liên lạc giữa công ty và khách hàng. 
Văn phòng đại diện là đơn vị đại diện theo ủy quyền bảo vệ cho các quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp

Như vậy, VPĐD không phải nơi trực tiếp mua bán sản phẩm. VPĐD cũng không thể tự mình thực hiện các công việc kinh doanh được. VPĐD chỉ giữ chức năng và nhiệm vụ ủy quyền các hoạt động bảo vệ cho lợi ích của doanh nghiệp. 

>Xem thêm: Danh sách văn phòng công chứng tại Đà Nẵng mới nhất mà bạn nên biết

Cơ cấu tổ chức văn phòng đại diện

Chức năng của VPĐD trên thực tế không quá phức tạp. Do đó, cơ cấu tổ chức VPĐD cũng khá đơn giản. Chức danh người đứng đầu VPĐD sẽ là “Trưởng văn phòng đại diện”. Với các chức năng của mình, VPĐD sẽ có thể thay mặt doanh nghiệp ký kết các hợp đồng phục vụ cho các hoạt động của mình. Các hoạt động của VPĐD như mua sắm thiết bị, thuê mặt bằng, ký kết hợp đồng lao động với nhân viên làm việc tại văn phòng. 

Nhìn chung, cơ cấu của VPĐD hầu hết phụ thuộc vào công ty mẹ quyết định. Công ty mẹ là đơn vị duy nhất có quyền quyết định cơ cấu tổ chức của VPĐD. Và VPĐD chỉ được hoạt động dưới sự cho phép của công ty mẹ.

Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu VPĐD?

Theo Pháp luật doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện với số lượng không giới hạn

>Xem thêm: Sổ đỏ là gì? Những thông tin về sổ đỏ mà bạn nhất định phải biết

Chúng ta đã biết được chức năng văn phòng đại diện là gì. Vậy căn cứ theo pháp luật Việt Nam, một doanh nghiệp sẽ được thành lập bao nhiêu VPĐD. Trong luật doanh nghiệp 2020 mới nhất có đề cập đến vấn đề này. Theo đó ở khoản 1 điều 45, Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

Doanh nghiệp có quyền thành lập VPĐD ở cả trong nước và ở nước ngoài. Doanh nghiệp có thể lập một hoặc nhiều VPĐD tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. 

Như vậy, có thể hiểu pháp luật không giới hạn việc thành lập VPĐD. 

Vốn điều lệ của VPĐD

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp vào. Hoặc tổng giá trị tài sản cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh. Vốn điều lệ cũng là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần. 

Văn phòng đại diện không thuộc cơ chế áp dụng vốn điều lệ

Dựa trên khái niệm trên, có thể hiểu vốn điều lệ chỉ áp dụng với ba loại hình doanh nghiệp. Ba loại hình đó là công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh. Như vậy, văn phòng đại diện không thuộc cơ chế áp dụng vốn điều lệ. 

Mặt khác, VPĐD là đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp. VPĐD không có chức năng kinh doanh nên các chi phí của văn phòng cũng do trụ sở doanh nghiệp đảm nhận. VPĐD chỉ có thể thực hiện hạch toán phụ thuộc, không có nghĩa vụ nộp thuế và các công tác kê khai thuế khác. Như vậy, VPĐD không cần đăng ký mức vốn điều lệ. 

>Xem thêm: Luật nhà ở mới nhất 2022: biết để kinh doanh thành công

Quy định cách đặt tên văn phòng đại diện

Tham khảo Luật doanh nghiệp hiện hành, ở Khoản 1, Khoản 2 đã quy định rõ việc đặt tên VPĐD. Theo đó, việc đặt tên cho các chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh được thực hiện như sau:

  • Tên phải được viết bằng các chữ cái trong 29 chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt. Có thể sử dụng các chữ cái không có trong bảng chữ cái tiếng Việt như F, J, Z, W cùng với chữ số và các ký hiệu. 
  • Tên của VPĐD phải có tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
  • Khoản 3, Điều 20, Nghị định số 78/2015/NĐ-CP phần tên riêng trong tên của VPĐD không được sử dụng hai cụm từ “công ty” và “doanh nghiệp”.

Như vậy, việc đặt tên VPĐD phù hợp với pháp luật không được sử dụng từ “công ty” hay “doanh nghiệp” trong phần tên riêng của VPĐD. 

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện không phải là pháp nhân mà chỉ là đơn vị phụ thuộc pháp nhân

Tư cách pháp nhân phải thỏa mãn được 4 điều kiện:

  • Được thành lập hợp pháp
  • Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ
  • Có tài sản độc lập với các cá nhân, tổ chức khác và chịu trách nhiệm bằng tài sản đó
  • Nhân danh chính mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập, không phụ thuộc

VPĐD không thỏa mãn các điều kiện kể trên, do đó không thể coi VPĐD là một pháp nhân. Bên cạnh đó, pháp luật cũng đã quy định rõ “Văn phòng đại diện không phải là pháp nhân”. Quy định này được nêu trong Điều 92.4 Bộ luật dân sự. Tóm lại, VPĐD không phải là pháp nhân mà chỉ là đơn vị phụ thuộc pháp nhân. 
>Xem thêm: Luật Kinh Doanh Bất Động Sản 2020 Có Gì Thay Đổi?

So sánh văn phòng đại diện với chi nhánh công ty

Chi nhánh và văn phòng đại diện là hai khái niệm quen thuộc thường gặp trong kinh doanh. Cá hai đều có điểm chung là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Cả hai đều hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp hoặc công ty mẹ. Chi nhánh cũng không có tài sản riêng do đó cũng không có tư cách pháp nhân giống như VPĐD. 

Cũng như VPĐD, chi nhánh có thể thành lập không giới hạn ở trong và ngoài nước. Đồng thời, chi nhánh công ty cũng phải tuân thủ theo quy định pháp luật về cách đặt tên như VPĐD. 

Nhưng giữa chi nhánh công ty và VPĐD cũng có nhiều điểm khác nhau:

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp thực hiện chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền
Đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp là chi nhánh có thể lựa chọn hình thức hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc
Hình thức kế toán và kê khai thuế

Có cần làm con dấu cho văn phòng đại diện không?

Theo quy định của pháp luật, các đơn vị phụ thuộc như VPĐD không bắt buộc phải làm con dấu. Khoản 12, Điều 8 theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP VPĐD nằm trong những cơ quan tổ chức như sau được quyền sử dụng con dấu.

Doanh nghiệp có quyền quyết định hình thức, nội dung con dấu và số lượng con dấu của chính doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại diện. Như vậy, VPĐD có thể sử dụng con dấu cho hoạt động của mình. Doanh nghiệp có quyền định đoạt VPĐD của mình có sử dụng con dấu hay không. 

Ai đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu đảm nhận chức danh “Trưởng văn phòng đại diện”

Người đứng đầu VPĐD đảm nhận chức danh “Trưởng văn phòng đại diện”. Người đứng đầu VPĐD sẽ do doanh nghiệp, công ty mẹ quyết định và bổ nhiệm theo nhiệm kỳ. Hoặc đến khi có sự thay đổi người đứng đầu VPĐD sẽ được bổ nhiệm thay thế. Người đứng đầu một VPĐD có thể là giám đốc, thành viên công ty hoặc cổ đông góp vốn. 

Nhiệm vụ của một trưởng VPĐD là quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng. Chăm lo cho nhân viên trong VPĐD. Và hơn hết là chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trước ban lãnh đạo công ty.

Thủ tục và quy trình thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là một trong những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, bên cạnh các đơn vị phụ thuộc khác như chi nhánh, địa điểm kinh doanh,… Do đó, VPĐD chỉ được thành lập sau khi doanh nghiệp được thành lập. Không thể thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp song song cùng lúc với thành lập VPĐD.

Các thủ tục thành lập VPĐD trong bài viết có thể áp dụng cho cả doanh nghiệp có vốn tại Việt Nam và cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. 

 Hồ sơ

Trước khi chuẩn bị hồ sơ thành lập VPĐD, doanh nghiệp cần họp bàn điền chi tiết các thông tin: 

  • Thông tin đầy đủ về tên văn phòng dự định thành lập. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
  • Thông tin địa chỉ dự định đặt VPĐD
  • Thông tin ngành nghề kinh doanh của VPĐD sẽ là: Giao dịch và tiếp thị
Hồ sơ cần chuẩn bị cho thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ cần chuẩn bị cho thành lập VPĐD bao gồm:

  • Thông báo thành lập VPĐD;
  • Biên bản họp về việc thành lập VPĐD của Hội đồng thành viên / Hội đồng quản trị;
  • Quyết định thành lập VPĐD của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị;
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu của VPĐD;
  • Bản sao chứng minh thư / Căn cước công dân / Hộ chiếu có công chứng của trưởng VPĐD;
  • Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp người hộp hồ sơ thành lập VPĐD không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
  • Bản sao CMND / CCCD / Hộ chiếu của người nộp hồ sơ (trong trường hợp người hộp hồ sơ thành lập VPĐD không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp);

 Quy trình

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, quy trình thành lập VPĐD sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các thông tin về VPĐD, hồ sơ thành lập VPĐD

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập VPĐD tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư nơi sẽ đặt VPĐD. Hoặc với sự thay đổi về các thủ tục hành chính nhanh gọn như hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. 

Bước 3: Nhận kết quả. 

  • Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ thành lập VPĐD hợp lệ. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD. 
  • Trong trường hợp hồ sơ thành lập VPĐD đã nộp không hợp lệ. Phòng Đăng ký kinh doanh gửi kết quả đăng ký qua văn bản thông báo. Trong văn bản nêu chi tiết nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp biết và sửa đổi hồ sơ.

Như vậy, bài viết đã cho bạn thông tin đầy đủ về văn phòng đại diện là gì. Các kiến thức về chức năng của văn phòng đại diện, tư cách pháp nhân cùng quy trình, thủ tục thành lập VPĐD. Hãy truy cập Mogi.vn mỗi ngày để đọc thêm nhiều thông tin hay về mua bán nhà đất, bất động sản bạn nhé! 

>Xem thêm: Giá đền bù đất nông nghiệp: cách tính và thông tin chi tiết

 


5/5 - (1 bình chọn)
Bài viết liên quan
Bạn đã xem
Khám phá & trải nghiệm